(1) Datenschutztipp des Monats - Braucht der Verein einen Datenschutzbeauftragten?

Unter der Rubrik „Datenschutztipp des Monats“ möchte ich den Mitgliedsvereinen des LSSB Tipps zum Thema Datenschutz geben.
Sie haben eine Frage? Schreiben Sie an Datenschutz@lssb.de .
Muss ein Verein einen Datenschutzbeauftragten bestellen? Die juristisch korrekte Antwort lautet wie so oft – es kommt darauf an. Nur wenn im Verein mindestens 20 Personen ständig, d. h. die überwiegende Zeit, die sie für den Verein aufbringen, mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu tun haben, muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Personenbezogene Daten sind zunächst alle Daten, die eindeutig einer natürlichen Person zuzuordnen sind, z.B. der Name, die Adresse oder auch die DWZ. Automatisierte Verarbeitung meint, dass Daten von Personen geordnet verarbeitet werden. Das ist praktisch immer der Fall, wenn ein Computer, ein Smartphone oder auch ein Tablet genutzt wird. Aber auch ohne Technik ist eine automatisierte Verarbeitung möglich. Denkbar ist zum Beispiel ein Karteikasten, in denen Daten von „A bis Z“ sortiert sind.
Die Grenze von 20 Mann zu erreichen, ist aber gerade bei kleinen Vereinen fast nicht möglich. Leiter einzelner Abteilungen zählen nur dazu, wenn sie mit der Mitgliederverwaltung ihrer Abteilung beauftragt sind. Trainer im Sportverein zählen grundsätzlich nicht dazu, weil die Datenverarbeitung nicht den überwiegenden Anteil ihrer Tätigkeit darstellt. Die Datenverarbeitung fällt sozusagen nebenbei ab. Mannschaftsleiter dagegen zählen dazu, da sie zur Organisation des Spielbetriebes regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten.
Muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden? Dann sollte das mit einer Urkunde geschehen, die doppelt ausgefertigt wird und vom Vereinsvorstand als auch vom künftigen Datenschutzbeauftragten unterschrieben werden muss. Der neue Datenschutzbeauftragte registriert sich anschließend bei der Aufsichtsbehörde.
Es befassen sich weniger als 20 Menschen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten? Dann muss kein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Aber Achtung, trotzdem muss der Verein verschiedene datenschutzrechtliche Pflichten erfüllen. Der Vorstand ist dafür verantwortlich und haftbar. Mehr Themen folgen in den kommenden Monaten.
René Kellner, LSBB-Datenschutzbeauftragter